Die Anwendung TOPqw 365 läuft auf jedem Rechner mit aktuellem Browser und aktiver Internetverbindung. Zum Einsatz kommt eine auf Microsoft SQL Server 2005 basierte Datenbank als Backend und als Anwenderschnittstelle (Webbrowser). Zur Ablage von Dokumenten und Dateien in die Fachanwendung und zum Ablegen von kundenspezifischen Vorlagen ist zusätzlich ein Basisordner auf einem Fileserver zur Verfügung zu stellen, dem die Anwender uneingeschränkte Schreib- und Leserechte benötigen.
Die Fachsoftware TOPqw 365 unterstützt die überörtlichen Leistungsträger bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Vertragsmanagement des Sozialgesetzbuches XII (Eingliederungshilfe), XI (Pflege), VIII (Jugend), die Heimaufsicht und das Einrichtungsmanagements.
Die in der Eingliederungshilfe für Menschen mit Behinderungen oder die von Behinderung bedroht sind, geschlossenen Vereinbarungen zwischen den überörtlichen Träger der Sozialhilfe und den Einrichtungen der Eingliederungshilfe betreffen sowohl die Leistungen wie auch die Vergütungen. Durch eine von beiden Vertragspartnern abzuschließende Leistungsvereinbarung wird der Umfang des Betreuungsangebots der Einrichtung detailliert beschrieben. Diese Leistungsvereinbarung ist dann wiederum Grundlage für die Höhe der Vergütung der entsprechenden Leistung.
Die angezeigten Informationen beziehen sich während der Benutzung von TOPqw 365 immer auf eine Einrichtung. Alle Einrichtungen werden in einer gemeinsamen Datenbank verwaltet. Die Auswahl der entsprechenden Einrichtung erfolgt mittels eines einblendbaren nach Einrichtungstypen bzw. Leistungstypen oder Kreisen geordneten Navigationsbaumes, bei dem alle Einrichtungen der Einrichtungstypen aufgelistet werden.